発注書の書き方,作成方法

発注書とは

発注書とは、発注者が正式に注文・依頼をする際にその意思を受注側に明らかにする目的で作成される書類を指します。また発注書には見積り時に確認した注文の内容や金額などを確定する役割もあります。

発注書を発行することで取引における認識の誤差を防ぐことができます。

見積書作成時に必要な物

封筒:
サイズに決まりありませんがA4の用紙が三つ折りで入る長形3号(120mm×235mm) が一般的とされています。

・発注書用紙(発注書テンプレート):
発注書の書式には法的な必要事項がありません。そのため様々な書式の発注書を用途に応じて使用しましょう。事前にテンプレートのダウンロードをしておくと便利です。
発注書テンプレートのダウンロードはこちら

・(発注書在中のスタンプ)

切手:
請求書は信書に該当するため宅急便やメール便では取り扱いが無く、原則普通郵便で送付します。

請求書、見積書、発注書、納品書、検収書のエクセル雛形テンプレート無料ダウンロード  発注書の書き方,作成方法切手画像_-_完成

出典:「手紙(定形郵便物・定形外郵便物)の基本料金」日本郵便株式会社
https://www.post.japanpost.jp/send/fee/kokunai/one_two.html

必要な基本的項目

国税庁で定められた発注書の記載事項は請求書と同じです。
発注書を作成する際は以下の情報を必ず記載しましょう。

・書類作成者の氏名又は名称 
・取引年月日 
・取引内容(軽減税率の対象品目である旨) 
・税率ごとに区分して合計した税込対価の額 
・書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

出典:「No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた」国税庁HP
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm

請求書作成時に必要な項目

タイトル

一目で書類が何かわかるように「発注書」と記載します。

宛先

発注先の事者の名称(会社名など)、部署名、担当者名を住所と共に記載します。屋号宛、会社宛の場合は社名のあとに「御中」、担当者宛てに送付する場合には「様」と記載します。

発注日

月日だけでなく、年も表記します。発行日は業種により異なるため取引先にも確認するようにしましょう。

発行書番号

任意ですが発注書管理のために通番号を付けておくと問い合わせの際にもスムーズに対応できます。

発行元
(発注書を発行した側の氏名、住所、電話番号など)

発注書を発行した側の氏名、住所、電話番号に加え代表者印(角印)を押印します。

発注合計金額

発注後に請求する合計金額を記載します。

取引内容

発注する商品名、単価、数量などの詳細を記載します。

消費税など

備考

納品場所や納期、支払い方法、その他連絡事項の記載に使用することがあります。

「もっと楽に行えたら」と悩みながら
書類作成をしていていませんか?

請求書作成は手間がかかり、本来行いたい業務の時間を割いて行うため効率的に行う事が望ましい業務です。また取引先との信頼関係にも関わるため正確に行うべきでもあります。

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