納品書の書き方,作成方法

納品書とは

納品書とは、商品やサービスを納入する際に発行する書類です。納品書には取引先に納入を知らせる役割があり、発注側は発注書と照らし合わせることで正しく納品されたかを確認することができます。

作成の際に必要な物

封筒:
納品書のみを別途郵送する場合に必要となります。
サイズに決まりありませんが長形3号(120mm×235mm) が一般的とされています。
納品書は信書に該当するため、宅配物と一緒に送る場合は無封で送る必要があります。

・納品書用紙(納品書)テンプレート:
納品書の書式には法的な必要事項がありません。そのため様々な書式の納品書を用途に応じて使用しましょう。事前にテンプレートのダウンロードをしておくと便利です。
納品書テンプレートのダウンロードはこちら

・(納品書在中のスタンプ)

・送付状(郵送またはFAXの場合)

切手:
請求書は信書に該当するため宅急便やメール便では取り扱いが無く、原則普通郵便で送付します。

請求書、見積書、発注書、納品書、検収書のエクセル雛形テンプレート無料ダウンロード  納品書の書き方,作成方法切手画像_-_完成

出典:「手紙(定形郵便物・定形外郵便物)の基本料金」日本郵便株式会社
https://www.post.japanpost.jp/send/fee/kokunai/one_two.html

必要な基本的項目

国税庁で定められた納品書の記載事項には以下があります、納品書を作成するときは、これらの情報を必ず記載しましょう。

・書類作成者の氏名又は名称 
・取引年月日 
・取引内容(軽減税率の対象品目である旨) 
・税率ごとに区分して合計した税込対価の額 
・書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

出典:「No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた」国税庁HP
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm

納品書作成時に必要な項目

①タイトル

書類が何かわかるように「納品書」と記載します。

②宛先

納品先の事者の名称(会社名など)、部署名、担当者名を住所と共に記載します。屋号宛、会社宛の場合は社名のあとに「御中」、担当者宛てに送付する場合には「様」と記載します。

③納品番号

任意ですが納品書管理のために通番号を付けておくと問い合わせの際にもスムーズに対応できます。

④納品書発行日

月日だけでなく、年も表記します。
配送での納品は到着日の日付を記入します。

⑤納品元

納品書を発行した側の氏名、住所、電話番号に加え代表者印(角印)を押印します。

⑥納品内容の合計金額

⑦取引内容

発注する商品・サービス名、単価、数量などの詳細を記載します。

⑧消費税など

⑨備考

お知らせや連絡事項などを記載する場合があります。

「もっと楽に行えたら」と悩みながら
書類作成をしていていませんか?

請求書作成は手間がかかり、本来行いたい業務の時間を割いて行うため効率的に行う事が望ましい業務です。また取引先との信頼関係にも関わるため正確に行うべきでもあります。

ではどうすれば正確さを欠く事なく、効率化を図る事ができるのでしょうか?

紙ではなくクラウドの書類管理サービスを使うことでこれらの悩みが解決されます。
クラウドの書類作成サービスには利用者の希望に応じて外部との共有や書類の変換、定期発行や郵送代行など様々な機能があります。必要に応じて最適なサービスを利用するようにしましょう。

見積書、請求書の作成・受け取り管理サービスnakao-sanを使えば「作成・共有・管理・変換」までの作業をかんたんかつ正確に行う事が可能です。