検収書の書き方,作成方法

検収書とは

検収書とは、発注者が発注先の企業から納入された商品の詳細について(数量や種類、内容など)適切であるかの点検を行ったことを証明する書類のことです。
検収書を発行することは納入された商品が「契約どうり」であることを意味するため、それ以降クレーム等を主張しないことも意味します。

また取引の流れは、「見積書→発注書→納品書→受領書→検収書」となります。

検収書は必ず必要か

検収書は法律上発行する義務のある書類ではありません。しかし検収書を発行することはトラブルを防ぐことに繋がるため信頼関係を持ち取引を行う上で作成すると良いでしょう。

検収書と受領書の違い

納品後に発行される書類であり発注者側が発行するという2つの共通点から受領書と検収書は間違えられることがあります。

受領書はあくまで商品やサービスを受け取ったことを証明する書類です。
つまり商品やサービスに間違いがないかの確認を行ったことを証明する検収書と異なり受領書は発行後でも「商品の詳細(内容や数量)について間違いを指摘すること」が可能になります。

検収書作成時に必要な項目

検収書には法的に決まった形式という者はありません。しかし検収書は見積書と同じ内容の記載がなければ契約違反となります。以下の項目を確認して検収書を正しく作成しましょう。

またに楽に作成するため事前にテンプレートをダウンロードしておくと便利です。
検収書のテンプレートダウンロードはこちら

①タイトル

一目で書類がなにか分かるように「検収書」と記載します。

②宛先

発行先の事者の名称(会社名など)、部署名、担当者名を住所と共に記載します。屋号宛、会社宛の場合は社名のあとに「御中」、担当者宛てに送付する場合には「様」と記載します。

③発行日

発行日は業種により異なることもあるため取引先にも確認するようにしましょう。

④納期と納品場所

商品を納入する期限とと納品される場所を記載します。

⑤発行元連絡先(請求書を発行した側の氏名、住所、電話番号など) 

請求書を発行した側の企業、担当者名、住所、電話番号を記載します。

⑥合計金額

⑦検収内容

納品された商品と納品書の内容に相違がないことを証明するために検収した商品名・数量・金額・などを記載しましょう。

⑧金額

小計、消費税。合計金額を記載します。⑥の合計金額と一致しているかの確認も行います。

⑨検収印

押印は必ずしも必要ではありません。押印有無については各会社で規定が異なるため取引時に確認しましょう。

⑩備考

「もっと楽に行えたら」と悩みながら書類作成をしていていませんか?

請求書作成は手間がかかり、本来行いたい業務の時間を割いて行うため効率的に行う事が望ましい業務です。また取引先との信頼関係にも関わるため正確に行うべきでもあります。

ではどうすれば正確さを欠く事なく、効率化を図る事ができるのでしょうか?

紙ではなくクラウドの書類管理サービスを使うことでこれらの悩みが解決されます。
クラウドの書類作成サービスには利用者の希望に応じて外部との共有や書類の変換、定期発行や郵送代行など様々な機能があります。必要に応じて最適なサービスを利用するようにしましょう。

見積書、請求書の作成・受け取り管理サービスnakao-sanを使えば「作成・共有・管理・変換」までの作業をかんたんかつ正確に行う事が可能です。