請求書の書き方,作成方法

請求書とは

請求書とは販売商品やサービスの料金・代金の支払いを請求する際に発行する書類のことで、商品の種類・個数やサービスの内容、支払い期限や振込先を記載しものを指します。

作成の際に必要な物

封筒:
サイズに決まりありませんがA4の用紙が三つ折りで入る長形3号(120mm×235mm) が一般的とされています。

・請求書テンプレート:
請求書の書式には法的な必要事項がありません。そのため様々な書式の請求書を用途に応じて使用しましょう。事前にテンプレートのダウンロードをしておくと便利です。
請求書テンプレートのダウンロードはこちら

・(請求書在中のスタンプ)

切手:
請求書は信書に該当するため宅急便やメール便では取り扱いが無く、原則普通郵便で送付します。

出典:「手紙(定形郵便物・定形外郵便物)の基本料金」日本郵便株式会社
https://www.post.japanpost.jp/send/fee/kokunai/one_two.html

・送付状(郵送またはFAXの場合):
請求の概要や挨拶を記載します。必須ではありませんが内容の間違い防止の役割やマナーでもあるため基本は添えるようにしましょう。

事前に確認する項目

・請求書の発行日
・支払い期限
・振込手数料の負担をどちらがするか
・消費税の扱い(切り捨て、四捨五入、切り上げかなど) 
・請求金額
・請求書の送付方法(郵送かPDFかなど)

 

必要な基本的項目

国税庁で定められた請求書の記載事項には以下があります、請求書を作成するときは、これらの情報を必ず記載しましょう。

・書類作成者の氏名又は名称 
・取引年月日 
・取引内容(軽減税率の対象品目である旨) 
・税率ごとに区分して合計した税込対価の額 
・書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

出典:「No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた」国税庁HP
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm

請求書作成時に必要な項目

①タイトル

書類が何かわかるように「請求書」と記載します。

②宛先

請求先の事者の名称(会社名など)、部署名、担当者名を住所と共に記載します。屋号宛、会社宛の場合は社名のあとに「御中」、担当者宛てに送付する場合には「様」と記載します。

③請求書番号

任意ですが請求書管理のために通番号を付けておくと問い合わせの際にもスムーズに対応できます。

④請求日

発行日は業種により異なることもあるため取引先にも確認するようにしましょう。

⑤支払期限日

契約書により決まっている場合もあるため、確認してからそれに合わせて記載します。

⑥請求元(請求書を発行した側の氏名、住所、電話番号など) 

請求書を発行した側の氏名、住所、電話番号に加え代表者印(角印)を押印します。

⑦請求金額

⑧取引内容

商品の場合は納入日、納品書番号、数量、単価、金額、サービスの場合は稼働日、稼働時間、単価、金額などを記載します。

⑨消費税

⑩振込先

振込先口座の金融機関情報を記載します。一つの口座のみ記載する場合と複数口座を記載して相手先に都合の良い口座を選択してもらう場合があります。併せて銀行コードと支店コードも書いておくと、より丁寧です。

⑪備考

定型では「振込手数料を負担していただきたい」旨を記載します。
また経理的な連絡事項がある場合などに使用します。

請求書の作り方

請求書の作成方法には様々な種類があります。必要項目を満たしていればいずれの方法を選んでも問題ないとされています。

「もっと楽に行えたら」と悩みながら書類作成をしていていませんか?

請求書作成は手間がかかり、本来行いたい業務の時間を割いて行うため効率的に行う事が望ましい業務です。また取引先との信頼関係にも関わるため正確に行うべきでもあります。

ではどうすれば正確さを欠く事なく、効率化を図る事ができるのでしょうか?

紙ではなくクラウドの書類管理サービスを使うことでこれらの悩みが解決されます。
クラウドの書類作成サービスには利用者の希望に応じて外部との共有や書類の変換、定期発行や郵送代行など様々な機能があります。必要に応じて最適なサービスを利用するようにしましょう。

見積書、請求書の作成・受け取り管理サービスnakao-sanを使えば「作成・共有・管理・変換」までの作業をかんたんかつ正確に行う事が可能です。