見積書とは
正仕事の注文を受け正式に契約をする前に、仕事の請負側が依頼側に対して発行する書類を指します。
一般的に品目名や単価、個数などの項目が記載されており、正式に取引が決まった後にそれぞれの項目に対して、どのくらいの金額が発生するのかなどを確認できます。
また見積書に記載された内容を元に交渉を行い条件を決定し、実際の契約へという流れになるため、契約内容は必ず見積書の記載内容に拘束されるというわけではありません。
作成の際に必要な物
・封筒:
サイズに決まりありませんがA4の用紙が三つ折りで入る長形３号（120mm×235mm） が一般的とされています。
・見積書用紙（見積書テンプレート）：
見積書の書式には法的な必要事項がありません。そのため様々な書式の見積書を用途に応じて使用しましょう。事前にテンプレートのダウンロードをしておくと便利です。
→見積書テンプレートのダウンロードはこちら
・(見積書在中のスタンプ)
・切手：
請求書は信書に該当するため宅急便やメール便では取り扱いが無く、原則普通郵便で送付します。
出典：「手紙（定形郵便物・定形外郵便物）の基本料金」日本郵便株式会社
https://www.post.japanpost.jp/send/fee/kokunai/one_two.html
見積書作成時に必要な項目
①タイトル
一目で見積書と分かるように一番上の真ん中に大きくタイトルを記載します。「見積書、見積もり書、御見積書、お見積もり書」などの表記が一般的とされています。
②発注側の情報
見積もりを依頼した側の企業名や個人名を入力します。企業の場合であれば担当部署や名前を詳細に記入することを忘れないようにしましょう。
③発行日
いつ取引をしたのか後から確認できるよう正確な年表記で記入します。
④見積書番号
任意ですが請求書管理のために通番号を付けておくと問い合わせの際にもスムーズに対応できます。
⑤受注側の情報
見積書を発行した受注側の上方を記載します。企業名・住所・電話番号・氏名の４点を記載します。
⑥受注側の社印
必須とはされていませんが文書としての信用性が高まるためあると良いでしょう。押印する際は右寄りに押し会社名や住所の文字と被るバランスを意識しましょう。
⑦有効期限
有効期限を記載することでトラブルの回避に繋がります。
⑧見積り金額
小計や消費税額、総合計金額を記入します。
⑨商品やサービスの詳細
商品名やサービス名、数量や単価を記入します。
⑩消費税
⑪合計金額
見積り金額とあっているかを丁寧に確認しましょう。
⑫備考
支社が複数ある場合は納品先や納期などを記入しましょう。また注意書きや補足説明を行うこともあります。
「もっと楽に行えたら」と悩みながら書類作成をしていていませんか?
請求書作成は手間がかかり、本来行いたい業務の時間を割いて行うため効率的に行う事が望ましい業務です。また取引先との信頼関係にも関わるため正確に行うべきでもあります。
ではどうすれば正確さを欠く事なく、効率化を図る事ができるのでしょうか?
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クラウドの書類作成サービスには利用者の希望に応じて外部との共有や書類の変換、定期発行や郵送代行など様々な機能があります。必要に応じて最適なサービスを利用するようにしましょう。
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